Se conformer au règlement général sur la protection des données ou RGPD est une tâche ardue. C'est même l'un des plus gros problèmes auxquels sont aujourd'hui confrontées les sociétés concernées. Toutes les autorités de contrôle et la CNIL sont très sévères dans la protection de la vie privée des habitants de l’Europe. C’est pour cette raison que les logiciels RGPD se répandent désormais pour aider les entreprises à se conformer à la nouvelle réglementation européenne.
Comprendre le RGPD
Ce règlement hérite de la loi Informatique et Libertés. La sécurité informatique a toujours été prise au sérieux, mais comme de nombreuses entreprises utilisent désormais des données sensibles pour une grande partie de leur activité, il est de plus en plus urgent de s'assurer que ces données sont protégées. En fait, chaque jour, les internautes sont, majoritairement, amenés à communiquer leurs données sans en connaître réellement l'usage et la finalité.
Aujourd’hui, avec le RGPD, toutes les sociétés qui traitent des données personnelles doivent démontrer sa mise en conformité au nouveau règlement européen, ce qui veut dire que les entreprises doivent assurer la sécurité des données par une déclaration rgpd auprès de la CNIL. Rendez-vous sur rgpd-express.com pour en savoir plus sur les étapes RGPD.
Choisir un logiciel RGPD: pourquoi?
Depuis le 25 mai 2019, le RGPD oblige les sociétés, ainsi que les organisations, à prendre des mesures pour assurer la protection des données personnelles. Par conséquent, l'utilisation d'un logiciel RGPD semble être essentielle et doit être choisie avec soin pour profiter pleinement de ses différents avantages.
- Logiciel RGPD: pour faciliter la tenue d'un registre des traitements de données. Pour se
conformer au RGPD et en démontrer la conformité, les sociétés et les pouvoirs publics doivent tenir un registre des traitements de données à caractère personnel. Cet enregistrement peut être exigé par l'autorité de contrôle du pays pour garantir la conformité au RGPD par toutes les parties prenantes. En France, c’est la CNIL qui exerce cette fonction et cet enregistrement peut donc être demandé par cet organisme. Afin de faciliter le maintien de ce registre, opter pour un logiciel RGPD qui permet d'accomplir des objectifs variés: identifier les anomalies de traitement et consulter l'historique des révisions;
- Logiciel RGPD: un outil de contrôle efficace pour le DPO. À l’aide de ses fonctionnalités, un logiciel RGPD permet au DPO de protéger les données personnelles, mais permet aussi aux responsables des traitements d’avoir un aperçu rapide de l'état des traitements de données. En fait, l'outil lui permet d’examiner les données saisies dans les applications de la société et de découvrir d'éventuelles données dont leur traitement est interdit par le RGPD.
Comment choisir le bon logiciel pour rester conforme au RGPD?
L'ergonomie des outils doit être un critère de sélection primordial. Privilégiant la facilité d'utilisation, pensez aux personnes qui utilisent l'outil: vous et votre équipe ainsi que les employés de tous les services qui doivent utiliser cet outil sans nécessairement savoir ce qu'est un registre de processus.
Sélectionnez une solution qui s’adapte à votre budget. Oubliez le low cost sans chercher le luxe. Le coût de la solution comporte: les licences d'outils, les frais de personnalisation selon vos attentes, les frais de formation à l'utilisation de l'outil.
Le logiciel sera le point de départ de la gestion de la conformité au RGPD dans toutes les opérations de votre entreprise. Par conséquent, il devrait au moins inclure les fonctions requises pour un DPO.
Votre fournisseur est un sous-traitant qui stocke des données stratégiquement confidentielles sur votre société. Par conséquent, vous devez vous assurer qu'il réponde aux exigences dans une large mesure. Avant la signature d’un contrat, posez-vous les bonnes questions: propose-t-il une solution SaaS ou un moteur hébergé localement? Dans quel pays se trouve le serveur d'hébergement? A-t-il recours à des fournisseurs de modules tiers ou des sous-traitants? Est-ce que vous avez accès à sa politique de confidentialité? Présente-t-il toutes les assurances appropriées?
Mettre en conformité toutes les opérations futures et actuelles de votre société peut être plus qu'un fardeau sur vos épaules. Vous devez vous appuyer directement sur les compétences techniques au sein de l'entreprise. Votre logiciel doit donc permettre une approche collaborative. Pas seulement pour signer des formulaires de registre à distance. Mais à long terme, l'idée est que chaque département remplisse ses propres formulaires. Assurez-vous donc que votre logiciel le permet.